Politica de Confidențialitate

Ultima actualizare: 2 septembrie 2025

Notă: Pentru fiecare secțiune oferim și un sumar explicativ pe înțelesul tuturor. Sumarele "Pe scurt" și "Cu alte cuvinte" din acest document sunt oferite doar pentru conveniență și înțelegere mai ușoară. Acestea nu au valoare juridică și nu înlocuiesc textul complet al politicii. În caz de discrepanță, textul principal al politicii de confidențialitate este cel care prevalează din punct de vedere legal.

1. Informații colectate

RecordWise (recordwise.eu) colectează următoarele categorii de date personale:

• Date de identificare: adresa de email, CIF, CUI, nume companie.
• Date de autentificare SPV ANAF: datele necesare pentru autentificarea în contul SPV ANAF, cum ar fi token-ul și refresh-token-ul. Prin OAuth, nu stocăm niciodată parolele ANAF, ci doar token-urile de autorizare necesare pentru accesul la facturi.
• Facturi și documente fiscale: informații extrase din facturile trimise și primite, incluzând date despre client și furnizor, valoare, produse și servicii facturate, date de emitere și scadență, etc.
• Informații financiare: date legate de plăți, abonamente, taxe aplicabile și detalii bancare.

Utilizăm tehnologii de sesiune strict necesare pentru funcționarea platformei, fără cookies de urmărire sau analiză.

Pe scurt: Colectăm emailul și datele de firmă, plus informațiile necesare pentru a vă conecta la ANAF și a descărca facturile.

2. Scopurile prelucrării datelor

Datele dvs. personale sunt prelucrate în următoarele scopuri:

• Furnizarea serviciilor de interogare și gestionare a facturilor: pentru a vă permite accesul și vizualizarea facturilor din contul ANAF SPV.
• Gestionarea contului și abonamentelor: pentru a facilita accesul și funcționarea corectă a platformei.
• Conformitate legală: pentru a respecta obligațiile legale și fiscale la care suntem supuși.
• Comunicări comerciale: pentru a vă trimite informații despre funcționalități noi, actualizări, oferte și alte comunicări legate de platformă.

Cu alte cuvinte: Folosim datele dvs. ca să vă putem afișa facturile de la ANAF, să vă gestionăm contul, să respectăm legile fiscale și să vă trimitem știri despre funcții noi.

3. Temeiul legal pentru prelucrarea datelor

Prelucrarea datelor cu caracter personal de către RecordWise se bazează pe:

• Consimțământul explicit al utilizatorului: pentru prelucrarea datelor SPV ANAF și comunicările comerciale.
• Executarea contractului: pentru furnizarea serviciilor de interogare și gestionare a facturilor.
• Obligații legale: pentru conformitatea cu cerințele legislative și fiscale.

Pe scurt: Avem voie să folosim datele dvs. pentru că ne-ați dat acordul, pentru că avem un contract cu dvs. și pentru că legea ne obligă să păstrăm anumite informații.

4. Stocarea și securitatea datelor

Datele dvs. personale sunt stocate pe servere securizate și protejate prin măsuri tehnice și organizaționale adecvate împotriva accesului neautorizat, modificării, divulgării sau distrugerii. Datele de autentificare SPV ANAF sunt criptate și stocate în condiții de maximă siguranță.

Datele dumneavoastră sunt stocate și prelucrate exclusiv în Uniunea Europeană (UE). Nu transferăm date cu caracter personal în afara UE.

Pe scurt: Informațiile dvs. sunt în siguranță - le păstrăm pe servere protejate în Europa și folosim tehnologii avansate ca să nu le poată accesa nimeni în afară de dvs. Datele pentru conectarea la ANAF sunt criptate special, iar toate informațiile rămân doar în Uniunea Europeană.

5. Perioada de stocare a datelor

Datele dvs. personale sunt păstrate pe toată durata necesară pentru a furniza serviciile platformei și pentru a respecta obligațiile legale. Datele de autentificare SPV ANAF vor fi actualizate sau șterse în momentul expirării sau revocării acestora.

Cu alte cuvinte: Păstrăm datele dvs. cât timp folosiți platforma și cât ne obligă legea. Datele de conectare la ANAF vor fi fie modificate, fie șterse.

6. Drepturile utilizatorului

Conform GDPR (Regulamentul General privind Protecția Datelor), aveți următoarele drepturi:

• Dreptul de acces: puteți solicita detalii despre datele dvs. personale pe care le prelucrăm.
• Dreptul la rectificare: puteți solicita corectarea oricăror date personale inexacte.
• Dreptul la ștergere: puteți solicita ștergerea datelor personale în anumite condiții.
• Dreptul la restricționarea prelucrării: puteți solicita restricționarea prelucrării datelor în anumite circumstanțe.
• Dreptul la portabilitatea datelor: aveți dreptul să primiți datele personale într-un format structurat și să le transmiteți altui operator.
• Dreptul de a vă opune: vă puteți opune prelucrării datelor în scopuri de marketing direct sau pe baza interesului nostru legitim.

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți contacta la adresa de email: contact@recordwise.eu

Pe scurt: Puteți să ne cereți să vă arătăm ce date avem despre dvs., să le corectăm dacă sunt greșite, să le ștergem, să le oprim din prelucrare, să vi le dăm într-un format pe care îl puteți folosi altundeva, sau să nu le folosim pentru reclame.

7. Dezvăluirea datelor către terți

Nu vom vinde, închiria sau divulga datele dvs. personale către terți, cu excepția cazurilor în care este necesar pentru:

• Furnizorii de servicii terți: care ne ajută în furnizarea platformei (ex: găzduire web, procesatori de plăți), care sunt obligați să respecte confidențialitatea datelor.
• Autoritățile legale: atunci când suntem obligați prin lege să dezvăluim datele dvs. în fața unei autorități competente.

Cu alte cuvinte: Nu vindem și nu dăm datele dvs. la nimeni, doar dacă ne ajută cineva să facem aplicația să meargă (și îi obligăm să le păstreze în siguranță) sau dacă ne obligă legea să le dăm autorităților.

8. Protecția datelor și notificarea incidentelor

Ne angajăm să protejăm securitatea datelor dumneavoastră și implementăm măsuri tehnice adecvate pentru a preveni accesul neautorizat, modificarea, divulgarea sau distrugerea datelor dumneavoastră. Aceste măsuri includ, dar nu se limitează la, criptarea datelor, controale de acces și backup-uri regulate.

În eventualitatea puțin probabilă a unui incident de securitate care ar putea duce la o încălcare a securității datelor cu caracter personal, vă vom notifica pe dumneavoastră și autoritatea de supraveghere competentă (ANSPDCP) în conformitate cu cerințele GDPR, fără întârzieri nejustificate.

Pe scurt: Facem tot posibilul ca datele dvs. să fie în siguranță. Dacă se întâmplă ceva rău și cineva le accesează fără voie, vă anunțăm pe dvs. și autoritățile imediat.

9. Modificări ale politicii de confidențialitate

Ne rezervăm dreptul de a actualiza această politică de confidențialitate pentru a reflecta schimbările aduse serviciilor sau legislației aplicabile. Orice modificare va fi publicată pe această pagină, iar data ultimei actualizări va fi actualizată corespunzător.

Cu alte cuvinte: Dacă schimbăm ceva în această politică, vă anunțăm punând versiunea nouă aici pe site.

10. Contact

Pentru întrebări despre aplicație sau abonamente, contactați-ne la contact@recordwise.eu.

Persoana de contact pentru protecția datelor

Pentru orice întrebări sau preocupări legate de prelucrarea datelor dumneavoastră personale sau pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, ne puteți contacta la adresa de email: contact@recordwise.eu.